Begroting 2019

E. Bedrijfsvoering

Resultaten en activiteiten

Resultaten en activiteiten

Kwaliteit van de organisatie
het vermogen van de organisatie om op een productieve wijze te voldoen aan de eisen en wensen van onze inwoners, partners en bestuur

We gaan in 2019 de volgende resultaten realiseren om bij te dragen aan dit doel:

  1. We halen de wettelijke termijnen in onze dienstverlening de wettelijke termijnen van Algemene wet bestuursrecht
  1. We maken per kwartaal een overzicht van het aantal nieuwe / ongeplande initiatieven van inwoners/omgeving (zowel overzicht van afwijzing als van die we mogelijk hebben gemaakt)
  1. We maken een overzicht van het aantal klachten en bezwaarschriften voor 2019: gegrond en ongegrond (nulmeting)
  1. We realiseren in 2019 de adviezen uit de verklaringen van de accountant en rekenkamer uit 2017 (i.i.g. bevindingen met hoge urgentie)
  1. We halen bij de meting voorjaar 2019 een 7,0 voor onze telefonische dienstverlening (nu 5,2).
  1. We evalueren elk samenwerkingstraject rondom initiatieven met inwoners en omgeving zit altijd een evaluatie moment (tijdens/achteraf)
  2. We maken 3 processen Lean en leggen de procesbeschrijving goed vast.
  3. We evalueren samenwerking binnen GR en maken verbeterafspraken in de samenwerking.

Inkoop
Activiteiten op het gebied van inkoop staan jaarlijks omschreven in het Evaluatieverslag inkoop en aanbesteden.

De belangrijkste ontwikkeling voor de beheersing van het inkoopproces is: Het komen tot een contractbeheer- en managementsysteem

Het is niet altijd inzichtelijk of en welke afspraken er liggen. Dit is een risico. Niet alleen kan dit leiden tot klachten of bezwaren, maar is het niet altijd helder of afspraken passen binnen het beleid of de wetgeving. Contracten moeten beter bijgehouden worden: op dezelfde manier op één duidelijke plek: contractbeheer. We kunnen dan ook informatie sneller zien en dus ook sneller actie ondernemen waar nodig. Met BWB kijken we in 2019 samen naar de mogelijkheden.  

Informatiebeveiliging en privacy

Op het gebied van informatieveiligheid en privacy worden in 2019 de volgende activiteiten uitgevoerd:

  • Verdiepingsslag van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Europese privacywetgeving.
  • Verdiepingsslag van de implementatie Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)
    De BIG geeft voor gemeenten de minimale vereisten op gebied van informatiebeveiliging aan. Het is belangrijk dit continu te monitoren en verbeteren. Naar verwachting zal de BIG op korte termijn, mogelijk al in 2019 waarbij dat jaar zal gelden als overgangsjaar, worden vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO zorgt voor meer uniformiteit in vereisten op gebied van informatiebeveiliging binnen de overheid en zal de sectorspecifieke baselines (zoals de BIG, maar ook de Baseline Informatiebeveiliging Rijksoverheid (BIR)) doen vervangen. Indien de besluitvorming rondom de BIO definitief is, zal de verdiepingsslag implementatie BIG plaatsmaken voor de implementatie van de BIO.
  • Verder gaan met de inrichting van het Information Security Management System (ISMS).
    In dit programma worden de BIG eisen gekoppeld aan een procesverantwoordelijke die binnen het programma aangeeft of er al dan niet aan betreffende eis wordt voldaan (inclusief bewijsvoering). Deze implementatie zal zorgen voor een duidelijker governance op gebied van informatieveiligheid en privacy. Tevens wordt de plan do check act (PDCA) cyclus hieraan toegevoegd zodat nauwkeurig bijgehouden kan worden hoe de gemeente ervoor staat op gebied van informatiebeveiliging en privacy. De gegevens in het ISMS kunnen vervolgens weer input leveren voor de jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) verantwoording aan het college, de raad en het rijk.
  • Aandacht voor bewustzijn op het gebied van informatieveiligheid.
    Sinds 2018 is daar met de komst van de AVG ook privacy aan toegevoegd. Komend jaar zal worden ingezet op een nog hoger bewustzijn rondom informatieveiligheid en privacy. Dit zal worden gedaan middels de gebruikelijke e-learnings en themasessies, maar vanaf 2019 ook worden uitgebreid met een specifiek programma voor nieuwe medewerkers en herhalingsprogramma voor bestaande medewerkers. Dat laatste zal waarschijnlijk onderdeel krijgen binnen het integriteitsbeleid.

Verbijzonderde interne controle
De Verbijzondere Interne Controle (VIC) is van goed niveau. Naast de uitvoering van de VIC staan de volgende activiteiten voor 2019 gepland:

  • Controleplan
    De controle is nu erg gedreven vanuit de behoefte van de accountant. Voor 2019 willen we met onze partners een planning opstellen om zelf meer in de regie te komen. Hierdoor kunnen we efficiënter werken en zijn de harmonisatie-effecten van de samenwerking met de gemeente Geldermalsen, - Culemborg en Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe groter.
  • Uitbreiden controle
    De controle is nu gericht op processen die de prioriteit hebben van de accountant. We willen het aantal processen dat door de IC wordt geraakt verhogen.

Kwaliteit van de arbeid
de betrokkenheid van medewerkers als gevolg van een zinvolle taakinhoud met invloed op de organisatie van het werk (regelcapaciteit), overlegmogelijkheden en leer- en ontplooiingsmogelijkheden en creativiteit; We zijn een organisatie waar je graag werkt en je kwaliteit inzet

We gaan in 2019 de volgende resultaten realiseren om bij te dragen aan dit doel:

  1. We halen een verzuimcijfer dat niet hoger is dan landelijk gemiddelde bij gemeenten. In 2017 Tiel 5,5%, landelijk gemiddelde 2017 5,4%)
  2. We scoren bij de volgende MTO meting een 7,5 op werkplezier

Facilitaire dienstverlening
Samenwerken op gebied van facilitaire dienstverlening biedt vanuit verschillende invalshoeken voordelen. De samenwerking geeft vakinhoudelijke kansen voor het ontwikkelen en organiseren van de verschillende taakvelden. De positie van de medewerkers geeft in de samenwerking kansen voor verdere vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling.  

In 2019 worden de volgende activiteiten uitgevoerd:

  • Verdere doorontwikkeling facilitaire dienstverlening: Vanuit de gedachte harmoniseren en standaardiseren willen wij toewerken naar eenduidige dienstverlening binnen BWB, door start van onze facilitaire servicedesk, één producten -en dienstencatalogus, geharmoniseerde (werk) processen en invoering BWB facilitair contractmanagement & inkoop.
  • De implementatie van het nieuwe contract van warme dranken staat gepland begin Q2 2019 en ook zal de aanbesteding plaatsvinden van een nieuw contract betreffende kantoorartikelen. Hiermee kan een mooie harmonisatieslag worden gemaakt.

Kwaliteit van de arbeidsverhoudingen en de onderlinge relaties (cultuur)
de manier waarop interne partijen met elkaar samenwerken (nadruk op coöperatie in plaats van conflict, effectieve samenwerking), het onderling vertrouwen en resultaatgericht met openheid en wederzijds respect.

We gaan in 2019 de volgende resultaten realiseren om bij te dragen aan dit doel:

  1. We hebben de doelen, resultaten en werkpakket voor teams en medewerkers logisch afgeleid van de bestuurlijke (meerjaren) doelen